Guia de uso
CRM de captação

O Vertaris Edu é o CRM de captação e matrículas da instituição de ensino. Ele reúne em um só lugar os leads de todas as origens (site, WhatsApp, Instagram, Facebook, Google Ads, eventos e planilhas), as conversas com cada interessado, o funil de matrículas por tipo de programa, a cobrança da taxa de inscrição e o controle do gasto com mensagens.

Como este guia está organizado

As seções seguem a ordem do menu: Visão geral›Captação e matrículas›Relacionamento›Configurações. Nomes de telas e botões aparecem em negrito exatamente como estão no sistema. Os quadros destacam:

Indicadores da Visão geral

• Novos leads: captados nos últimos 30 dias, comparados aos 30 anteriores.
• Lead → matrícula: quantos leads do período já se matricularam.
• Taxas vencidas: valor das taxas de inscrição em atraso.
• Leads parados: sem contato dentro do prazo de follow-up definido em Configurações.
• Teto de mensagens do mês: gasto até agora, projeção do mês e o limite de atenção (80%).

• Configurações › Instituição: confira os dados da instituição e escolha as cores e o logo do painel.
• Configurações › Geral › Cursos e taxas de inscrição: cadastre os cursos por programa e o valor da taxa.
• Configurações › Perfis de acesso: convide a equipe e defina o perfil de cada pessoa.
• Distribuição de leads: escolha os consultores que recebem leads e a regra de rodízio.
• Integrações: conecte o número do WhatsApp, a página do Facebook, o Instagram e o Google Ads; cole o formulário no site.
• Modelos do WhatsApp (Meta): envie os modelos para aprovação no Gerenciador do WhatsApp e marque os aprovados.
• Vertaris IA: ligue, conecte no painel da IA, revise a estratégia de atendimento e os avisos de treinamento.
• Pagamentos e telefonia: escolha a forma de confirmação da taxa e conecte a plataforma e a GoTo, se houver.
• Régua de relacionamento: revise as etapas e os textos.
• Resposta automática: revise o texto que o bot envia na primeira mensagem do WhatsApp e do Instagram.
• Mensagens padrão: revise os textos prontos da equipe.
• Comunicação e custos: confirme o teto mensal e os preços por canal do seu contrato.
• Importar planilha: traga os leads em aberto do sistema anterior.

Captação e matrículas›Funil de matrículas

Os selos no cartão avisam o que pede atenção: Parado (sem contato no prazo), Vencida (taxa em atraso), Paga, Pagamento a aprovar e Retornar hoje / Retorno atrasado. Clique no cartão para abrir a ficha do lead.

No celularAs colunas rolam para o lado. Use o filtro de programa para reduzir a lista.

Captação e matrículas›Leads

Ficha do lead

• Conversar com… abre a conversa do lead na tela Conversas.
• Avançar para… leva à próxima etapa; Mover para escolhe qualquer etapa.
• Marcar como perdido exige o motivo.
• Consultor responsável transfere o lead (gestores).
• Registrar contato ou anotação guarda ligações e combinados no histórico.

Retorno agendado

O sistema agenda o retorno sozinho quando uma ligação é perdida, a taxa vence, um pagamento informado é recusado ou a Vertaris IA transfere a conversa. Você também agenda na ficha do lead (data e hora, Hoje 17h, Amanhã 9h ou Limpar).

• O lead mostra Retornar hoje ou Retorno atrasado no funil e na lista, e o sino avisa quantos retornos há para hoje.
• O retorno conta como feito quando houver contato depois da data: ligação atendida, mensagem enviada ou anotação registrada.
• Na lista de leads, o filtro Retornar hoje / atrasados mostra a fila do dia.

Pagamento pela ficha do lead

Na ficha (aberta pelo funil ou pela lista), a seção da taxa tem as mesmas ações da tela de Taxas: Informar pagamento para o consultor; Aprovar pagamento, Recusar, Marcar paga e Isentar para o gestor.

Cadastrar um lead

1. Clique em Novo lead.
2. Informe nome, telefone e/ou e-mail, o programa e o curso, e a origem (Site, WhatsApp, Instagram, Indicação, Evento / feira, Visita presencial, Telefone…).
3. Marque as autorizações de contato (e-mail, SMS, WhatsApp) que o lead deu.
4. Salve: o lead entra em Novo lead e vai para um consultor pela regra de distribuição.

Importar planilha

1. No Excel ou Google Planilhas, salve a lista como CSV. Colunas reconhecidas pelo nome: nome, telefone ou whatsapp, e-mail, curso, programa, cpf.
2. Em Leads, clique em Importar planilha e escolha o arquivo. A primeira linha aparece para conferência.
3. Escolha a Origem dos leads e o Programa usado quando a planilha não diz o curso.
4. Clique em Importar. O resumo mostra os leads criados, os atualizados e as linhas com problema (sem nome, sem contato, telefone inválido).

Captação e matrículas›Conversas

Responder um lead

1. Use os filtros Aguardando resposta (o lead escreveu por último) e Janela aberta (dá para responder no WhatsApp sem custo de modelo).
2. Abra a conversa. O topo mostra curso, telefone, consultor, etapa e quanto tempo falta para a janela fechar.
3. Escolha o canal: WhatsApp, Instagram (só para quem escreveu no Direct), E-mail ou SMS.
4. Escreva ou escolha uma Mensagem padrão. O Custo estimado aparece antes do envio.
5. Clique em Enviar. A mensagem entra no histórico do lead com o seu nome.

A janela de 24 horas do WhatsApp

Quando o lead manda uma mensagem, a Meta abre uma janela de 24 horas para responder com texto livre. Fora dela, o WhatsApp só aceita modelos aprovados pela Meta.

Resposta automática (bot)

Quando um lead novo escreve no WhatsApp ou no Instagram Direct, o sistema responde em segundos, dentro da janela de 24 horas, com o nome do consultor que vai atender e o prazo de retorno. O lead passa para Em contato e a resposta aparece na conversa com o ícone de robô e a marcação Resposta automática.

• O bot responde só a primeira mensagem de um lead novo, antes de qualquer pessoa da equipe escrever. Mensagens seguintes ficam para o consultor.
• A conversa continua em Aguardando resposta até o consultor escrever: a resposta do bot não conta como atendimento.
• Se ninguém estiver disponível na distribuição, o bot usa o texto “sem consultor” e o lead aparece como Sem consultor no funil.
• O texto, os canais e o liga/desliga ficam em Configurações › Geral › Resposta automática.

Instagram Direct

Mensagens enviadas ao Instagram da instituição aparecem nesta mesma tela, com o ícone @, e podem ser respondidas pelo canal Instagram por até 24 horas depois da última mensagem do lead (o selo Instagram · Xh mostra o tempo restante). Para isso, a conta precisa estar conectada em Integrações.

Ligações

Com a telefonia (GoTo) conectada, cada ligação aparece na conversa do lead: Ligação recebida / realizada / perdida, duração e atendente. O botão Ligar, no topo da conversa e na ficha do lead, abre o discador da GoTo; a ligação entra no histórico sozinha.

Conversas da Vertaris IA

Com a Vertaris IA ligada, as conversas que ela está atendendo no WhatsApp aparecem nesta mesma tela, junto do histórico do lead: as mensagens da IA têm o ícone de brilho e a marcação Vertaris IA; as do lead, pela Vertaris IA.

• O filtro Vertaris IA mostra só os leads que a IA está atendendo. O selo diz quem está com a conversa: IA atendendo, Aguardando consultor (a IA transferiu e o lead espera) ou Consultor atendendo.
• Enquanto a IA atende, o envio pelo WhatsApp fica bloqueado para o lead não receber duas respostas. Clique em Assumir conversa: a IA para de responder e você escreve normalmente. E-mail e SMS continuam liberados.
• As mensagens que o lead mandou para a IA abrem a janela de 24 horas, como qualquer mensagem recebida.
• O que você escreve é repassado à IA como contexto. Ao terminar, clique em Devolver para a IA para ela voltar a atender.
• Atualizar dados envia à IA a ficha atual do lead (etapa, curso, taxa) na hora.

Mensagens padrão

Textos prontos para os casos de todo dia (boas-vindas, grade e valores, documentos). Escolha em Mensagens padrão… e o texto entra no campo já com o nome do lead, o curso e o seu nome. Clique em Gerenciar para criar ou editar (gestores). Variáveis: {nome}, {curso}, {instituicao}, {consultor}, {etapa}.

No celularA lista ocupa a tela; toque na conversa para abrir o histórico e responder.

Captação e matrículas›Taxas de inscrição

A taxa é emitida quando o lead entra em Inscrição / taxa, com o valor do curso. A régua de lembretes sai sozinha:

Confirmação do pagamento

A instituição escolhe, em Integrações › Pagamentos, como os pagamentos são confirmados:

Em qualquer forma, o gestor pode usar Marcar paga nas exceções, Isentar para bolsas e convênios e Cancelar quando a inscrição não seguir. Clique na seta da linha para ver quem informou, o comprovante e quem confirmou.

Captação e matrículas›Comissões

1. Em Configurações › Comissão dos consultores, ligue a comissão e informe o valor por matrícula de cada programa; se quiser, valores diferentes por curso.
2. Defina o percentual pago ao consultor quando a matrícula foi fechada pela Vertaris IA (padrão 50%).
3. Em Comissões, escolha o mês: aparecem as matrículas, as fechadas pela IA e o valor de cada consultor. Clique na seta para ver aluno por aluno e use Exportar CSV para a folha.

Captação e matrículas›Conversão e perdas

• Lead → matrícula: matrículas sobre leads captados no período.
• Taxa de ganho: matrículas ÷ (matrículas + perdidos).
• Ciclo médio: dias da captação até a matrícula.
• Motivos de perda: com a etapa em que os leads estavam quando foram perdidos.
• Mais abaixo: conversão por programa, por consultor e por origem — use para decidir onde investir em anúncios.

Relacionamento›Comunicação e custos

Abaixo ficam o gasto por dia e por canal, e um simulador para estimar o custo de uma campanha antes de disparar.

Configurações›Geral

Resposta automática

Variáveis: {nome}, {instituicao}, {consultor}, {consultor_primeiro_nome}, {consultor_email}, {curso} e {prazo} (vem de “Primeiro contato em até”, em Distribuição de leads). Use Restaurar texto padrão para voltar ao texto original.

Modelos do WhatsApp

1. Clique em Copiar para a Meta e cole o modelo (nome, categoria, idioma e texto) no Gerenciador do WhatsApp; envie para análise.
2. Quando a Meta responder, mude o status do modelo aqui (Aprovado, Em análise ou Rejeitado). Só modelos aprovados podem ser enviados.

Mensagens padrão

Configurações›Instituição

Marca

1. Escolha uma Paleta de cores pronta ou ajuste a Cor primária (botões, menu ativo, destaques e gráficos) e a Cor secundária (avisos e detalhes). O sistema indica se o texto sobre a cor fica branco ou escuro.
2. Defina os Cantos: retos, suaves ou arredondados.
3. Envie o Logo (PNG, JPG ou WebP quadrado): ele aparece no menu lateral, no lugar da inicial da instituição.
4. Opcional: slogan, Instagram e WhatsApp da instituição.
5. Confira a Pré-visualização do painel e clique em Salvar alterações: a nova marca vale para toda a equipe.

Dados da instituição

Razão social, CNPJ, site, telefone, e-mail de contato e endereço. Digite o CEP para preencher rua, bairro, cidade e UF automaticamente. CNPJ, telefone e e-mail são conferidos antes de salvar e o campo com problema fica marcado.

Configurações›Perfis de acesso

Cada pessoa tem um papel (o que pode alterar) e um perfil (quais telas vê):

Perfis do sistema: Administrador, Coordenação comercial, Consultor, Financeiro e Diretoria (leitura). Eles não mudam; use Duplicar para criar uma variação, ou Novo perfil.

Visualizar como

1. Escolha o perfil e, para consultores, a pessoa.
2. Clique em Visualizar: menu, telas e dados ficam exatamente como aquela pessoa vê.
3. Enquanto visualiza, as ações ficam desativadas. Use a faixa no topo para voltar ao seu perfil.

Configurações›Integrações

1. Siga os passos do cartão da origem (no app da Meta ou no Google Ads).
2. Informe o ID da conta e, quando pedido, o token de acesso. O token fica guardado criptografado.
3. Para o Google Ads, clique em Gerar webhook: a URL e a chave aparecem uma única vez.
4. Faça um envio de teste: o cartão passa a mostrar o último evento recebido.

Pagamentos (taxa de inscrição)

1. Escolha a forma de confirmação: Aprovação do gestor ou Confirmação pela plataforma.
2. Para conectar a plataforma, escolha Education One, DRM (EJA) ou Outra plataforma, marque os programas cujas taxas ela confirma (nenhum = todos) e clique em Gerar webhook. Ex.: Education One para graduação e técnicos; DRM só para EJA.
3. Passe a URL e a chave (aparecem uma única vez) para a equipe da plataforma. O formato do aviso está em Formato que a plataforma envia.

O Vertaris Edu localiza a taxa pelo id da taxa, pelo id da cobrança ou pelo aluno (CPF, e-mail ou telefone, conferindo o valor). Avisos repetidos são ignorados e pagamentos sem taxa correspondente nunca são “adivinhados”.

Telefonia (GoTo Connect)

1. No GoTo Developer Center, crie um cliente OAuth com os escopos call-events.v1.notifications.manage e call-events.v1.events.read, autorizado por um super admin.
2. Informe client ID, secret, refresh token e account key e clique em Conectar GoTo: o Vertaris Edu cria o canal de notificações e assina os eventos de chamada.
3. Nos computadores da equipe, deixe o app da GoTo como discador padrão para o botão Ligar.

Cada ligação encerrada é enviada pela GoTo ao Vertaris Edu e registrada no lead. Ligação atendida conta como primeiro contato (o lead sai de Novo lead); ligação perdida agenda o retorno para hoje.

Configurações›Vertaris IA

A Vertaris IA é a extensão de inteligência artificial de todos os segmentos Vertaris. No Edu, ela responde o lead no WhatsApp na hora, recomenda o curso, tira dúvidas com os cursos, taxas e avisos de treinamento, coleta nome, e-mail e CPF e faz a inscrição na própria conversa, enviando o valor e o link da taxa. O lead segue para Inscrição / taxa sem passar por uma pessoa.

Ordem de atendimento

1. Vertaris IA ligada: ela responde primeiro, com o mínimo de mensagens possível.
2. Vertaris IA desligada: vale a resposta automática de Configurações › Geral (que também pode ser desligada).
3. As duas desligadas: o lead fica para o consultor.

Quando a IA transfere para o consultor

Só nos casos marcados em Estratégia de atendimento: reclamação, pedido fora da política e dúvida que ela não sabe responder. Sempre quando o lead pedir o consultor (essa regra não pode ser desligada). A conversa transferida aparece como Aguardando consultor em Conversas e no painel da IA, e o consultor responde por lá.

Quem acompanha a inscrição feita pela IA

O lead é distribuído a um consultor antes da inscrição. Quando a IA fecha a inscrição, o consultor recebe o aviso Inscrições feitas pela Vertaris IA no sino, acompanha o pagamento da taxa (com os lembretes automáticos) e conduz a documentação até a matrícula. A comissão dessas matrículas segue o percentual definido em Comissão dos consultores.

Treinamento e conexão

• Treinamento: avisos curtos com validade (fim do dia, 7 dias ou sem validade), como campanhas e turmas. Cursos e taxas vão automaticamente.
• Conexão: endereço, instituição e token para o painel da Vertaris IA; a chave emitida pela IA permite ver as conversas aqui. O token aparece uma única vez.
• Registro de consultas: cada chamada da IA fica registrada para a LGPD, sem gravar o telefone.

Configurações›Auditoria

A auditoria registra sozinha as alterações importantes, com a pessoa, a data e o valor anterior e o novo de cada campo. Os registros não podem ser editados nem apagados. Só administradores abrem esta tela.

1. Use Buscar para achar por lead, curso, pessoa ou valor (ex.: “DRM”, “R$ 50,00”).
2. Filtre por Tipo, Pessoa e período (De / Até).
3. Clique na linha para ver os campos alterados. CSV exporta o que está filtrado.

Relacionamento›Régua de relacionamento

• Cada etapa sai uma vez por pessoa, no envio diário das 9h, pelo canal escolhido e dentro do teto mensal.
• Relacionamento vai para todos; oferta só para quem autorizou o canal, com link para sair (LGPD).
• No WhatsApp, só com modelo aprovado pela Meta; ofertas usam modelos de marketing.
• Editar muda momento, dias, canal, tipo, programas e texto (com variáveis); Adicionar etapa cria novas. Clique em Salvar régua.

Campanha

1. Dê um nome, escolha o público (alunos matriculados, leads perdidos ou em aberto), os programas e o período.
2. Escolha o canal e escreva a mensagem (no WhatsApp, escolha o modelo de marketing aprovado).
3. Confira a prévia (pessoas com autorização e custo estimado contra o teto) e clique em Enviar campanha.

Suporte

Fale com o time Vertaris pelos canais do seu contrato. Informe a instituição, a tela, o que tentou fazer e, se possível, um print.